Bien que ce n’est un secret pour personne que l’embauche d’un assistant personnel peut aider les fondateurs et les dirigeants à gagner du temps, peu de gens savent vraiment bien le faire. D’une part, les entreprises en démarrage essaient de conserver leurs ressources financières – et souvent le temps précieux des dirigeants est consacré à des tâches qu’ils n’ont pas besoin de faire eux-mêmes, ce qui entraîne une pénurie de talents dans les petites équipes. D’autre part, les cadres des grandes organisations ont les ressources nécessaires pour embaucher des assistants mais ne savent pas
comment mettre en place un partenariat qui optimise leur temps et fait en sorte que les talents de leurs assistants en font un effort supplémentaire.
Au cours des 24 dernières années, j’ai embauché une douzaine d’assistants différents, dont beaucoup ont joué un rôle essentiel dans la croissance et le succès de mon entreprise, et qui m’ont permis d’économiser bien plus de 10 heures par semaine. Cependant, plusieurs autres m’ont appris des leçons
importantes que je garde à l’esprit chaque fois que je cherche à embaucher un nouvel assistant pour soutenir les dirigeants de mon équipe.
À travers le prisme de quelqu’un qui a eu des expériences à la fois formidables et pas si bonnes en matière d’embauche d’assistants personnels, je souhaite partager avec vous mon processus et mes
critères pour vous aider à embaucher un assistant personnel qui vous convient parfaitement – quelqu’un qui, dès le jour un, peut être un atout majeur pour votre équipe et vous aider à récupérer ce qui serait
autrement un temps précieux perdu.
Commencez par l’introspection pour définir l’ajustement idéal
La plus grosse erreur que j’ai commise lorsque j’ai commencé à penser à engager un assistant (et une grosse erreur que j’ai vue mes clients faire) est de sous-évaluer l’étape d’introspection consistant à embaucher un excellent assistant. Trop souvent, le sentiment est qu’un assistant très performant peut être un atout pour tout cadre occupé, mais ce n’est tout simplement pas vrai. Pour bien travailler ensemble, votre assistant et vous-même ne devez pas être compétents tous les deux: votre assistant doit s’adapter à votre style de travail et à vos préférences en matière d’information.
Préférez-vous rester seul au travail ou êtes-vous motivé par l’interaction avec vos collègues? Trouvez- vous plusieurs mises à jour dans le même e-mail pour être plus efficaces ou voudriez-vous plutôt une mise à jour par e-mail? (Étonnamment, j’ai vu qu’environ 60% de nos clients préfèrent les mises à jour par lots tandis que 40% préfèrent les mises à jour individuelles – donc tout le monde est différent.) Pas de soucis de toute façon, mais si vous ne vous posez pas ces questions et d’autres questions personnelles, vous avez tout simplement gagné ne soyez pas aussi informé dans votre recherche de la bonne coupe.
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Il est obligatoire d’embaucher une personne capable de gérer les tâches «floues» Bien que chaque assistant apporte un ensemble unique de traits de personnalité et de compétences à la table, celui sur lequel je ne transige pas est une forte capacité à gérer l’ambiguïté. L’embauche d’un assistant personnel ne doit pas être considérée comme une automatisation – votre assistant doit pouvoir se synchroniser avec votre comportement opérationnel et être une extension de ce que vous faites dans
votre journée bien remplie.
Il y a de fortes chances que vous n’ayez pas le temps de vous asseoir avec votre assistant et d’examiner chaque e-mail envoyé, chaque document de réunion préparé ou chaque appel en cours de configuration. Et cela ne tient même pas compte des nouveaux défis qui doivent être résolus. Embaucher quelqu’un qui a besoin de chaque détail présenté de votre côté est un cauchemar logistique, sans parler d’une spirale facile vers la microgestion.
Systématiser une structure de délégation qui fonctionne pour vous
Une fois que vous avez trouvé un assistant personnel qui convient à la fois au style de travail et peut gérer l’ambiguïté organisationnelle, il est essentiel de se mettre sur la même longueur d’onde sur la façon dont vous préférez déléguer des tâches pour répondre à certains indicateurs de performance clés. Par exemple, vous pouvez préférer une réunion au début et à la fin de chaque journée pour toucher la base, ou vous pouvez préférer la communication par courrier électronique tout au long de la journée.
Ou peut-être que vous ne voudrez peut-être pas du tout “vous rencontrer” à moins que ce soit pour quelque chose d’urgent et que vous préfériez plutôt déléguer des projets et communiquer les progrès via des enregistrements d’écran et des messages audio. Dans les situations où vous devez aborder un élément de campagne important, vous pouvez même préférer un SMS plutôt qu’un e-mail pour vous assurer de le voir immédiatement.
Quelle que soit la préférence, votre structure de délégation peut souvent bénéficier de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. J’ai constaté que, quelles que soient les structures de délégation que j’ai choisies au fil des ans, disposer d’une liste de projets et faciliter le suivi des progrès est essentiel pour la responsabilisation.
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Une partie du travail de votre assistant consiste à créer et à affiner le système pour devenir un assistant de classe mondiale pour vous
Cette dernière stratégie a toujours porté ses fruits sur le long terme. Il est basé sur un principe simple: si vous faites quelque chose de bien, assurez-vous de documenter ce que c’est exactement afin de pouvoir reproduire ces résultats. Non seulement cela donne à votre assistant un travail significatif à faire au début de la relation, car il apprend à être un excellent assistant pour vous, mais avant qu’il en sache assez pour vraiment enlever les choses de votre assiette. Cela signifie également qu’un futur assistant commence avec une énorme longueur d’avance pour devenir un partenaire productif pour vous aider à accomplir vos tâches.
